Que faire en premier lieu, si votre système de contrôle d'accès physique est obsolète ?
Votre système de contrôle d'accès physique est obsolète ou ne répond plus à vos besoins ? Quelles mesures devez-vous prendre pour choisir un système de remplacement ? Et que devez-vous prendre en compte pour assurer une migration en douceur et réussie ?
Consulter les autres services
La première étape, cruciale, consiste à consulter les personnes concernées en interne pour connaître leurs souhaits et leurs besoins en matière de contrôle d'accès physique. Votre démarche doit inclure des départements tels que l'informatique, les RH et la gestion des installations, par exemple, ainsi que votre équipe de sécurité.
Voyons ensemble pourquoi :
Informatique
Comme les systèmes de contrôle d'accès physique avancés d'aujourd'hui sont alimentés par des logiciels et fonctionnent sur votre protocole IP, il est essentiel d'impliquer votre équipe informatique dans votre prise de décision. Elle peut vous aider à éviter que votre nouveau système soit compromis, notamment par des cyber menaces, tout en protégeant son réseau informatique et les autres systèmes qui y sont connectés.
RH
En intégrant votre système de contrôle d'accès à votre base de données RH, vous augmentez considérablement la sécurité et l'efficacité de vos processus : les autorisations peuvent par exemple être automatiquement mises à jour lorsque les rôles changent, et les données n'ont plus besoin d'être saisies séparément dans votre système de contrôle d'accès, ce qui évite les pertes de temps et réduit le risque d'erreurs. Votre équipe RH peut également vous aider à protéger la confidentialité des données des employés.
Gestion des installations
L'équipe de gestion des installations est chargée d'assurer l'exploitation sécuritaire de votre bâtiment. Les consulter peut vous permettre, par exemple, de prendre connaissance des intégrations de contrôle d'accès qui aideraient à gérer vos bâtiments de manière efficace et sûre.
Autre
Vous pouvez également impliquer d'autres départements, comme votre équipe juridique. Ils vous aideront à mieux comprendre le nombre croissant de réglementations et de lois auxquelles votre entreprise est soumise, pour vous permettre de choisir un système de contrôle d'accès adapté, et qui respecte vos propres politiques de sécurité.
Désignez des partenaires externes expérimentés
Si collaborer avec les personnes concernées en interne est une première étape, il est également crucial de désigner les bons partenaires externes. Investir dans un nouveau système de contrôle d'accès physique est l'occasion de clarifier ou d'établir vos objectifs, vos priorités et vos exigences. C'est le moment idéal pour renforcer considérablement votre sécurité, tout en apportant une grande valeur ajoutée.
Lorsqu'il s'agit de sélectionner, de concevoir, de déployer et d'exploiter un nouveau système, un consultant en sécurité peut offrir des connaissances et une expérience précieuses, ainsi qu'un point de vue impartial. Il est important, par exemple, que votre nouveau système soit axé sur les problématiques de sécurité actuelles et futures, tout en restant flexible sur l'évolution de vos besoins ; il ne doit pas être limité par les fonctionnalités de votre système existant. Un consultant peut également vous aider à réfléchir à la manière dont votre matériel existant peut être réutilisé ou remplacé.
Le choix de votre fournisseur est également essentiel. Assurez-vous qu'il a une vue d'ensemble neutre du marché, et qu'il peut vous fournir une plate-forme ouverte capable de réaliser les objectifs et les intégrations que vous recherchez.
Un appel d'offre en béton
Dans l'idéal, il est préférable d'éviter un processus d'appel d'offres qui prend du temps. Mais, si vous en lancez un, il est important qu'il soit aussi précis que possible. Cela vous permettra de comparer des produits similaires et d'évaluer la façon dont chaque fournisseur répond à vos défis et à vos exigences.
Votre appel d'offres doit expliquer vos objectifs commerciaux, et documenter clairement vos exigences dans un cahier des charges basé sur les performances. Et votre processus d'achat doit comporter plusieurs étapes, dont la pré-qualification des intégrateurs, afin de réduire méthodiquement vos choix.
Comment assurer une transition sans heurts vers votre nouveau système de contrôle d'accès ?
Une fois que vous avez choisi votre nouveau système et l'intégrateur qui l'installera, vous devez réfléchir à la meilleure approche pour effectuer la transition. Si vous avez choisi votre intégrateur avec soin, il doit avoir l'expérience et la connaissance approfondie du système pour vous conseiller.
Voici tout de même un guide de quelques éléments clés à prendre en compte :
Migration des données
Pour réussir la migration de vos données vers un nouveau système de contrôle d'accès, il est essentiel de procéder à une analyse et à une préparation appropriées de ces dernières. Profitez de ce changement pour nettoyer vos bases de données, afin de créer une source de vérité unique : cela vous permettra de gagner du temps par la suite, dans votre nouveau système de contrôle d'accès.
Éviter les temps d'arrêt du système
Un bon fournisseur est capable de construire et configurer votre système avant de le déployer dans votre organisation. Il n'a ensuite plus qu'à le tester sur site, ce qui réduit le temps passé sur place et les risques de perturbations dans votre entreprise.
Pour aller plus loin, un système de contrôle d'accès moderne et de haute qualité peut même fonctionner parallèlement à votre système existant, de sorte que le changement peut se faire plus lentement, sans temps d'arrêt.
Réutilisation du matériel et de l'infrastructure
Migrer vers un nouveau système de contrôle d'accès n'implique pas nécessairement de remplacer tout le matériel, le câblage et les systèmes connexes. En prenant les bonnes décisions, vous pourrez peut-être conserver une grande partie de vos investissements existants, même si ce n'est qu'à court terme, afin de minimiser les perturbations et d'étaler les dépenses.
Intégration du contrôle d'accès à d'autres systèmes
Il est important que votre système de contrôle d'accès physique s'intègre à un large éventail d'autres systèmes, tels que la gestion des visiteurs et la vidéosurveillance. N'oubliez pas cependant de vérifier avec votre intégrateur, avant de procéder à la migration, que des intégrations certifiées et testées sont compatibles et disponibles pour votre nouveau système.
Pérennité du site
Comment pouvez-vous être sûr que votre nouveau système ne deviendra pas rapidement obsolète ? Si vous choisissez un système de contrôle d'accès évolutif et à l'épreuve du temps, tel qu'AEOS, ce problème ne devrait pas se poser. Il n'y a pas de fin de vie avec AEOS car il est basé sur un logiciel régulièrement mis à jour et à l'épreuve du temps.
Vous ne savez pas si votre système est en fin de vie ou non ? Lisez la première partie, qui explique comment savoir si votre système de contrôle d'accès physique est obsolète.